Productiever werken wordt vaak verward met meer doen.
Een langere takenlijst, meer afspraken en iedere vrije minuut benutten lijkt efficiënt, maar kan juist het tegenovergestelde effect hebben. Zeker bij thuiswerken, waar werk en privé makkelijk door elkaar lopen, raakt een dag snel versnipperd.
Productiviteit draait daarom niet alleen om snelheid. Het gaat vooral om aandacht, duidelijke keuzes en weten wanneer je moet stoppen.
Begin de dag met minder prioriteiten
Een takenlijst met vijftien punten geeft misschien overzicht, maar maakt niet duidelijk wat werkelijk belangrijk is.
Kies daarom aan het begin van de dag een beperkt aantal prioriteiten.
Bijvoorbeeld:
- één belangrijke taak;
- één middelgrote taak;
- enkele kleine zaken die tussendoor kunnen.
Dat maakt de dag concreter.
Wanneer alles prioriteit heeft, heeft uiteindelijk niets prioriteit.
Plan op energie, niet alleen op tijd
Niet ieder uur van de dag is even productief.
Sommige mensen werken ’s morgens het scherpst. Anderen komen later op gang.
Probeer belangrijke taken te plannen op momenten waarop je meestal de meeste concentratie hebt.
Administratie, e-mail en kleine praktische zaken kunnen vaak prima op momenten waarop je energie lager ligt.
Zo gebruik je je goede uren voor werk dat daadwerkelijk veel aandacht vraagt.
Maak blokken voor geconcentreerd werk
Voortdurend wisselen tussen taken kost energie.
Een mail beantwoorden, daarna vijf minuten aan een document werken, vervolgens een bericht lezen en daarna weer terug naar het document voelt druk, maar is zelden efficiënt.
Probeer daarom blokken te maken waarin je één soort werk doet.
Dat hoeft niet uren achter elkaar.
Een periode van 30 tot 60 minuten zonder onderbreking kan al veel verschil maken.
Zet meldingen uit en sluit tabbladen die je niet nodig hebt.
Houd e-mail uit je hoofdtaak
E-mail is een van de grootste bronnen van versnippering.
Wanneer iedere nieuwe mail direct aandacht krijgt, bepalen anderen voortdurend waar jij mee bezig bent.
Voor veel functies is het niet nodig om iedere minuut de inbox te volgen.
Je kunt bijvoorbeeld op vaste momenten mail verwerken.
Denk aan:
- begin van de ochtend;
- rond de lunch;
- einde van de middag.
Uiteraard werkt dit niet voor iedere functie. Maar het uitgangspunt is bruikbaar: reageer bewust in plaats van automatisch.
Zet meldingen uit die niets toevoegen
Veel programma’s willen voortdurend je aandacht.
E-mail, chat, projectsoftware, nieuwsapps en telefoonmeldingen zorgen samen voor tientallen onderbrekingen.
Vraag je bij iedere melding af: moet ik dit direct weten?
Zo niet, zet hem uit.
Je kunt berichten later nog steeds bekijken.
Een stille telefoon op je bureau is vaak minder afleidend dan een telefoon die iedere paar minuten oplicht.
Geef je werkdag een duidelijk begin
Thuiswerken mist de natuurlijke overgang van woon-werkverkeer.
Je loopt soms letterlijk van de ontbijttafel naar je laptop.
Een kort beginritueel kan helpen.
Bijvoorbeeld:
- koffie zetten;
- werkplek opruimen;
- planning bekijken;
- telefoon op stil;
- eerste taak openen.
Zo markeer je bewust het begin van je werkdag.
Het ritueel hoeft maar enkele minuten te duren.
Gebruik pauzes als onderdeel van het werk
Pauzes voelen soms alsof ze productiviteit onderbreken.
In werkelijkheid helpen ze juist om concentratie langer vol te houden.
Sta regelmatig op.
Loop even door het huis, haal water of ga kort naar buiten.
Probeer tijdens een pauze niet automatisch opnieuw naar een ander scherm te kijken.
Een paar minuten zonder informatie geeft je hoofd meer rust dan van laptop naar telefoon wisselen.
Maak onderscheid tussen focuswerk en reactief werk
Niet alle werkzaamheden vragen dezelfde mentale inspanning.
Een rapport schrijven is iets anders dan afspraken plannen.
Het helpt om werk grofweg te verdelen in twee soorten:
Focuswerk vraagt langere ononderbroken aandacht.
Reactief werk bestaat uit e-mail, berichten, kleine verzoeken en administratieve taken.
Probeer focuswerk niet voortdurend te mengen met reactief werk.
Dat maakt het makkelijker om echt ergens in te komen.
Leg je telefoon buiten bereik
Een telefoon hoeft niet eens geluid te maken om af te leiden.
Alleen al het zien van het apparaat kan voldoende zijn om hem regelmatig te controleren.
Heb je hem niet nodig voor je werk? Leg hem dan verder weg.
Een kast, lade of andere kamer werkt beter dan omgekeerd naast je toetsenbord.
Moet je telefonisch bereikbaar blijven? Zet alleen belangrijke oproepen door en schakel andere meldingen uit.
Houd je werkplek rustig
Een rustige omgeving ondersteunt concentratie.
Dat betekent niet dat je bureau volledig leeg moet zijn.
Wel helpt het wanneer spullen die niets met je huidige werk te maken hebben niet voortdurend je aandacht trekken.
Ruim documenten op die je niet nodig hebt en sluit ongebruikte programma’s.
Ook digitaal kun je je werkplek opruimen.
Twintig browservensters openhouden maakt het lastig om je aandacht bij één taak te houden.
Plan ruimte tussen afspraken
Thuiswerken maakt het verleidelijk om videogesprekken direct achter elkaar te zetten.
Je hoeft immers nergens naartoe.
Toch kost ook een online vergadering energie.
Een paar minuten tussen gesprekken geeft je tijd om notities af te ronden, iets te drinken of even te bewegen.
Probeer daarom waar mogelijk niet iedere afspraak strak tegen de volgende aan te plannen.
Tien minuten ruimte kan al prettig zijn.
Stop met multitasken
Multitasken klinkt efficiënt, maar bij taken die aandacht vragen wisselt je brein vooral snel heen en weer.
Dat kost tijd.
Werk daarom één taak zo veel mogelijk af voordat je naar de volgende gaat.
Natuurlijk komen er onverwachte zaken tussendoor. Het doel is niet om rigide te werken.
Wel helpt het om onnodige wisselingen te beperken.
Maak een lijst voor losse gedachten
Tijdens geconcentreerd werken schieten vaak andere taken te binnen.
Je moet iemand mailen. Iets bestellen. Een afspraak plannen.
In plaats van direct te stoppen, kun je deze gedachten op een korte parkeer-lijst zetten.
Schrijf ze op en ga verder met waar je mee bezig was.
Later kun je de lijst verwerken.
Zo vergeet je niets, maar voorkom je dat iedere gedachte je werk onderbreekt.
Bepaal wanneer je werkdag eindigt
Thuiswerken maakt doorwerken gemakkelijk.
Nog één mail. Nog even iets aanpassen. Nog snel een taak afronden.
Voor je het weet ben je een uur langer bezig.
Een vaste eindtijd helpt om daar grenzen aan te stellen.
Maak aan het einde van de dag kort de balans op:
- wat is afgerond?
- wat moet morgen?
- welke losse taak moet nog worden ingepland?
Sluit daarna je werkprogramma’s.
Productiever betekent soms juist minder
Een goed georganiseerde thuiswerkdag voelt vaak minder druk.
Niet omdat je niets doet, maar omdat je minder vaak wisselt, minder meldingen verwerkt en duidelijker kiest waar je aandacht naartoe gaat.
Productiviteit hoeft daarom niet te betekenen dat ieder moment gevuld is.
Een lege plek in je agenda kan juist nodig zijn om geconcentreerd te werken.
Wie slimmer omgaat met aandacht, heeft vaak minder uren nodig om hetzelfde werk af te krijgen. En dat is uiteindelijk een stuk waardevoller dan simpelweg een steeds vollere werkdag.